Kto odpowiada za dane
Administratorem danych osobowych wykorzystywanych do prowadzenia strony, obsługi zapytań i rezerwacji jest RUKA FORREST OY, działająca pod marką Ruka ForRest. Nasz fiński numer Y-tunnus to 3567608-6.
Kontakt: info@rukaforrest.fi, +358 468 011 959. Adres pocztowy: Ihtinginperäntie 25, 93830 Rukatunturi, Finlandia. Na ten sam adres e-mail możesz kierować pytania dotyczące danych i zgłoszenia związane z twoimi prawami.
Jakie dane otrzymujemy
Dane rezerwacji obejmują imię, nazwisko, adres e-mail i wymagany numer telefonu osoby rezerwującej, a także wybrane doświadczenie, datę, godzinę, wielkość grupy, numer rezerwacji i informacje o transakcji potrzebne do obsługi zakupu. Podanie narodowości jest dobrowolne. Stripe przetwarza dane płatnicze podawane w formularzu płatności.
Otrzymujemy informacje podane w rezerwacji lub wiadomości. Jeżeli ktoś dokonuje rezerwacji dla ciebie, potrzebne informacje mogą pochodzić od tej osoby lub z kanału rezerwacyjnego. Korespondencja obejmuje przesłane dane kontaktowe i treść wiadomości. Podawaj tylko informacje potrzebne do obsługi sprawy.
Strona i hosting przetwarzają informacje techniczne, takie jak adres IP, żądane strony, czas żądania oraz dane przeglądarki lub urządzenia. Opcjonalna analityka może dodatkowo korzystać z identyfikatorów przeglądarki i informacji o interakcjach ze stroną. Opisujemy to osobno w częściach dotyczących cookies i analityki.
W jakim celu używamy danych
Dane potrzebne do przygotowania i realizacji rezerwacji, obsługi płatności, zmiany terminu lub anulowania przetwarzamy na podstawie umowy albo działań podejmowanych na twoje żądanie przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Bez niezbędnych danych identyfikacyjnych, kontaktowych, rezerwacyjnych i płatniczych nie możemy zrealizować zakupu.
Wymagamy numeru telefonu osoby rezerwującej, aby móc skontaktować się z nią w sprawie przyjazdu, zmian dotyczących sesji lub pilnych spraw wpływających na wizytę. Bez numeru telefonu nie można ukończyć rezerwacji w formularzu Bókun. Podanie numeru nie oznacza zgody na marketing.
Wymaganą dokumentację księgową i transakcyjną przechowujemy w celu wykonania obowiązków wynikających z prawa fińskiego (art. 6 ust. 1 lit. c). Odpowiednie dane wykorzystujemy też do odpowiadania na zwykłe zapytania, ochrony usług oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, na podstawie prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f). Są nimi obsługa twojej sprawy, bezpieczeństwo usług i ochrona naszych praw.
Opcjonalne Google Analytics działa na podstawie twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a). Cel statystyk dotyczących narodowości opisujemy osobno poniżej. Podanie danych do rezerwacji samo w sobie nie upoważnia do wykorzystywania ich w niezwiązanym z nią marketingu.
Narodowość i statystyki gości
Informację o narodowości wykorzystujemy do analizy struktury naszych gości oraz oceny realizacji wewnętrznych celów, w tym wzrostu liczby odwiedzin gości z Polski i Zjednoczonych Emiratów Arabskich. Narodowość nie jest krajem zamieszkania i te statystyki nie ustalają, gdzie mieszka gość.
Celem jest analiza statystyczna obsługiwanych rynków, oparta na naszym prawnie uzasadnionym interesie w planowaniu i ocenie działalności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Możesz zgłosić sprzeciw wobec takiego wykorzystania danych, kontaktując się z nami. Zestawienia sporządzamy co roku, a do 31 marca roku następującego po roku zebrania danych usuwamy narodowość z informacji powiązanych z poszczególnymi klientami. Dalej przechowujemy wyłącznie anonimowe sumy według krajów. Odrębny okres przechowywania dokumentacji księgowej nie przedłuża tego terminu dla narodowości.
Podanie narodowości w formularzu rezerwacji Bókun jest dobrowolne. Możesz pozostawić to pole puste i nadal dokonać rezerwacji oraz skorzystać z usługi.
Dokumentacja rezerwacji i księgowości
Dokumentację rezerwacji i transakcji, w tym powiązaną korespondencję transakcyjną, przechowujemy przez sześć lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się odpowiedni rok obrotowy. Stosujemy ten okres do informacji potrzebnych do udokumentowania i rozliczenia transakcji.
Numer telefonu osoby rezerwującej przechowujemy tak długo, jak jest potrzebny do przygotowania i realizacji wizyty lub wyjaśnienia związanej z nią sprawy. Następnie go usuwamy, chyba że dalsze przechowywanie jest potrzebne ze względu na konkretny obowiązek prawny lub nierozstrzygnięte roszczenie.
Sprawozdania finansowe, księgi oraz pozostałe dokumenty objęte odrębnym obowiązkiem dziesięcioletnim przechowujemy przez dziesięć lat od zakończenia roku obrotowego. Zasady te nie oznaczają konieczności zachowywania każdej dodatkowej informacji o gościu przez dziesięć lat.
Bókun nie usuwa automatycznie zakończonych rezerwacji z naszego konta. Dokumenty po upływie właściwego okresu wymagają więc usunięcia lub anonimizacji zgodnie z naszą procedurą retencji; koniec okresu przechowywania nie jest automatycznym ustawieniem Bókun. Dane potrzebne do nierozstrzygniętego roszczenia lub odrębnego obowiązku prawnego mogą pozostać zachowane do czasu ustania tej potrzeby.
Zgodnie z potwierdzoną konfiguracją rezerwacji porzucony zakup nie pozostawia danych klienta w rezerwacji. Tymczasowa blokada dostępności podczas zakupu jest odrębna od logów technicznych, dokumentacji operatora płatności i kopii zapasowych, które podlegają własnym celom i okresom przechowywania.
Zapytania i korespondencja
Zwykłe zapytania, które nie doprowadziły do rezerwacji, przechowujemy przez dwanaście miesięcy od zakończenia sprawy, a następnie usuwamy. Wiadomości stanowiące część dokumentacji rezerwacji lub księgowości podlegają opisanemu wyżej okresowi dla dokumentacji transakcyjnej. Informacje potrzebne do trwającej reklamacji lub roszczenia zachowujemy do zakończenia sprawy i właściwego obowiązku przechowywania.
To nasza zasada retencji aktywnej korespondencji. Cykl kopii zapasowych Zenbox jest odrębny i nie usuwa automatycznie wiadomości z aktywnej skrzynki.
Kto pomaga nam przetwarzać dane
Bókun dostarcza platformę rezerwacyjną. Standardowa umowa wskazuje jako dostawcę Tripadvisor LLC, działającą pod nazwą Bókun. Stripe obsługuje płatności i poza przetwarzaniem danych dla tej usługi może działać jako odrębny administrator dla własnych obowiązków prawnych, bezpieczeństwa i zapobiegania oszustwom.
Zenbox, prowadzony przez cyber_Folks S.A., zapewnia hosting strony i skrzynki info@rukaforrest.fi. Hehkua Oy prowadzi księgowość na podstawie naszej umowy usługowej i umowy przetwarzania danych. Umowa księgowa wskazuje Finlandię i inne państwa Europejskiego Obszaru Gospodarczego jako miejsca przetwarzania.
Google dostarcza opcjonalną analitykę strony. Osoby upoważnione do obsługi rezerwacji, zapytań i księgowości mogą uzyskiwać dostęp do informacji potrzebnych do pracy. Dane mogą być również ujawnione, gdy wymaga tego prawo lub obsługa odpowiedniego roszczenia. Posti obsługuje korespondencję fizyczną, jeżeli korzystamy z doręczenia pocztowego.
Nasi dostawcy mogą korzystać z dalszych podmiotów przetwarzających objętych ich umowami. Możesz skontaktować się z nami, aby uzyskać dodatkowe informacje o odbiorcach i stosowanych zabezpieczeniach.
Przekazywanie danych poza EOG
Usługi rezerwacji, płatności i analityki mogą wiązać się z przetwarzaniem poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych.
Opublikowane warunki Google przewidują EU–US Data Privacy Framework dla objętych nim transferów do USA oraz standardowe klauzule umowne tam, gdzie właściwy alternatywny mechanizm nie ma zastosowania. Warunki Stripe opisują transfery do Stripe, LLC w USA w ramach Data Privacy Framework, ze standardowymi klauzulami umownymi tam, gdzie są potrzebne. Mechanizmy te obowiązują w granicach swojego zakresu.
Warunki umowne Bókun przewidują przekazywanie danych poza EOG na podstawie decyzji o odpowiednim stopniu ochrony lub standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej. Możesz skontaktować się z nami, aby uzyskać dodatkowe informacje o zabezpieczeniach stosowanych w usłudze rezerwacji.
W sprawie dodatkowych informacji lub kopii właściwych zabezpieczeń transferu napisz na info@rukaforrest.fi. Udostępnienie uwzględnia ochronę informacji poufnych.
Google Analytics i okresy przechowywania
Google Analytics 4 mierzy odsłony i interakcje, takie jak zmiana języka lub kliknięcie doświadczenia, po uzyskaniu zgody. Tag zainstalowany bezpośrednio na tej stronie nie wczytuje się przed zgodą. Konfiguracja strony wyłącza Google Signals i personalizację reklam oraz przekazuje odmowę dla pamięci reklamowej, danych użytkownika do reklam i personalizacji reklam.
Potwierdzone ustawienia GA4 przewidują czternaście miesięcy dla danych użytkownika i dwa miesiące dla pozostałych danych zdarzeń. Dokumentacja Google obejmuje okresem dla danych użytkownika także dane kluczowych zdarzeń. Reset przy nowej aktywności jest włączony: kolejna aktywność rozpoczyna od nowa czternastomiesięczny okres dla identyfikatora użytkownika. Dane po upływie retencji są usuwane w miesięcznym cyklu Google.
Te ustawienia nie określają czasu przechowywania standardowych raportów zagregowanych. Ważność wyboru cookies to odrębne 180 dni, których reset danych użytkownika w Google nie przedłuża.
Logi hostingu i kopie zapasowe
Zenbox wykonuje kopie plików strony, baz danych i skrzynek e-mail cztery razy na dobę, co sześć godzin, i przechowuje kopie z ostatnich siedmiu dni. Usunięcie danych z aktywnej usługi nie usuwa ich natychmiast ze wszystkich rotujących kopii. Kopie służą przywracaniu i ciągłości działania; siedmiodniowy cykl backupu nie jest okresem przechowywania aktywnych rezerwacji ani e-maili.
Opublikowana instrukcja Zenbox podaje maksymalnie czternaście dni dla archiwalnych logów serwera WWW dostępnych przez panel klienta. Ten okres dotyczy tych logów WWW, a nie automatycznie każdego wewnętrznego logu bezpieczeństwa dostawcy lub osobno zachowanej dokumentacji incydentu.
Twoje prawa
Możesz żądać dostępu do danych osobowych, poprawienia nieprawidłowych informacji, usunięcia danych lub ograniczenia przetwarzania, a także przenoszenia danych, gdy ma zastosowanie. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie ze względu na swoją szczególną sytuację. Jeżeli podstawą jest zgoda, możesz ją wycofać w dowolnym momencie.
Prawa te podlegają warunkom określonym w RODO. Przykładowo możemy być zobowiązani zachować informacje wymagane przepisami księgowymi lub potrzebne do konkretnego roszczenia. Napisz na info@rukaforrest.fi. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, w ciągu miesiąca. Jeżeli złożoność lub liczba zgłoszeń uzasadniają dozwolone prawem przedłużenie, poinformujemy o nim w tym terminie.
Możesz złożyć skargę do fińskiego Biura Rzecznika Ochrony Danych albo do organu nadzorczego w państwie UE/EOG, w którym mieszkasz, pracujesz lub w którym miało dojść do naruszenia. Skorzystanie z tego prawa nie wymaga wcześniejszego kontaktu z nami.
Linki zewnętrzne i zmiany informacji
Instagram, YouTube, jeżeli jest podlinkowany, oraz Mapy Google to zewnętrzne usługi z własnymi informacjami o prywatności. Strona zawiera odnośniki do nich zamiast osadzeń. Fonty i zdjęcia udostępniamy lokalnie.
Aktualizujemy tę informację, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych. Data powyżej oznacza tę wersję. Pytania o dokument, dane rezerwacyjne lub twoje prawa kieruj na info@rukaforrest.fi.